O que é ERP e para que serve?

Introdução

A evolução tecnológica, o aquecimento — ou o desaquecimento — da economia, o aumento da oferta de crédito e o alcance de novos mercados estão entre os fatores que elevam significativamente a competitividade das empresas. Para continuar crescendo, toda as companhias precisam ter gerenciamento adequado de recursos, dados e processos. Um dos caminhos para isso é a adoção de soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, de sistemas de gestão empresarial.

Mas o que é ERP, exatamente? Como sistemas do tipo podem ajudar o negócio? Empresas de todos os portes podem usar ERP? Neste texto, eu, Emerson Alecrim, respondo a essas e outras perguntas descrevendo o conceito de ERP, apontando as vantagens e desvantagens desses sistemas e dando outras explicações sobre o assunto, tudo em uma linguagem de fácil compreensão.Vamos começar?

O que é ERP?

Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com contas a pagar, um para folhas de pagamento, um para controle de vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, e assim por diante. Em vez de usar um monte de softwares isolados, um para cada departamento da companhia, não seria mais eficiente contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? É justamente isso que uma solução de ERP oferece.

Com um único sistema integrando todos os departamentos — ou pelo menos os mais importantes —, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de recursos humanos (RH) disponibilizar no sistema.

Da mesma forma, o chefe de determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. Já o departamento de marketing, consultando o controle de vendas, pode identificar um produto que não está tendo boa saída e desenvolver uma nova estratégia para reverter o quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para esse trabalho.

Note, com esses exemplos, que há várias circunstâncias em que a integração de sistemas se mostra vantajosa. Perceba ainda que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com outros. Isso resulta em menos produtividade, mais gastos e até em perda de competitividade.

Além disso, sem um sistema de ERP, a empresa tem que lidar com muitos fornecedores de software, o que aumenta custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

Você já deve ter percebido, portanto, quão importantes sistemas de gestão podem ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades.

Implementação de sistemas de ERP

Apesar das vantagens, ERP nem sempre é o tipo de software que pode ser comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Cada empresa, em vista de suas atividades e estratégias operacionais, possui necessidades distintas, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta no momento da escolha da solução.

Basta compreender que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obtenção de matéria-prima, pagamento de licenças de patentes, pesquisas em laboratórios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com gastos de combustível, com pedágios e assim por diante.

Uma empresa também pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer operações em vários estados do país, de forma a ser condicionada a pagar impostos diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como é possível perceber, cada companhia precisa contar um sistema de gestão que se adapte a ela.

ERP não se compra na prateleira de uma loja No intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual tipo de licenciamento é mais adequado às suas operações: instalação do sistema em servidores próprios ou virtualizados, utilização do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da solução), solução baseada em computação nas nuvens (cloud computing), pagamento por usuário (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim.

As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além disso, essa modalidade oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da empresa — um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo.

Por outro lado, sistemas de ERP nas nuvens podem gerar gastos maiores a longo prazo, pois, em geral, esse tipo de licenciamento exige pagamento periódico, como se fosse uma assinatura. Será que no longo prazo esse pagamento periódico compensará? Esse é um exemplo de questionamento que precisa ser feito no momento da adoção.

Repare que é importante à empresa analisar as soluções de ERP existentes no mercado e as modalidades de licenciamento oferecidas por cada uma para saber qual opção é mais adequada às suas atividades. Se a empresa não tiver uma equipe de Tecnologia da Informação (TI) capaz de fazer essa análise, pode valer a pena procurar um serviço de consultoria.

O tempo de implementação também é um parâmetro importante. Sistemas de ERP não começam a funcionar da noite para o dia, dependendo do tamanho da empresa. Muitas vezes, os provedores das soluções precisam de tempo para adaptar o software ao negócio e, nesse processo, devem avaliar a infraestrutura, considerar os recursos de segurança, fazer testes, treinar pessoal, integrar departamentos, migrar sistemas legados, entre outros.

Temos que levar em conta também que, em muitos casos, a implementação do ERP ocorre em etapas, de forma que determinados módulos do sistema sejam instalados somente depois de esse processo ter sido concluído com outros. Se a empresa for grande, a implementação de um ERP pode consumir várias semanas ou mesmo meses.